Fini le travail en continu et le stress permanent : pour être productif, il faut faire des pauses. Nous vous montrons comment trouver le rythme de travail parfait.
Qu’entend-on par rythme de travail ?
Le rythme signifie que quelque chose se déroule régulièrement, est structuré, fluide et généralement répétitif. Cela ne vaut pas seulement pour la musique, mais aussi pour le travail quotidien. Dans le cas du rythme de travail, il s’agit de la régularité des processus de travail.
Pour beaucoup, le rythme de travail quotidien ressemble à ceci : Le matin, on se rend à son bureau avec toute l’énergie nécessaire pour s’attaquer aux tâches prévues. Mais les réunions, les appels téléphoniques imprévus et les demandes spontanées des collègues ont souvent pour effet de repousser les tâches proprement dites. Résultat : peu de pauses, la fin de la journée de travail commence tard le soir et le week-end est consacré au reste.
À la longue, cela entraîne une surcharge de travail, de l’insatisfaction et ne permet pas d’obtenir les résultats escomptés. Ce rythme de travail est rarement aussi productif qu’il pourrait l’être.
Qui impose le rythme de travail ?
Il va de soi qu’il faut des horaires de travail de base pour être joignable et pour pouvoir organiser des réunions d’équipe, des rendez-vous et des appels téléphoniques avec les clients. Ce rythme de travail est d’abord imposé par la direction, qui définit les heures de travail de base et donne à l’équipe une structure et des objectifs. C’est important pour un travail en commun, mais des directives trop rigides freinent la productivité.
Car chaque collaborateur, de l’entrepreneur au stagiaire, est différent. Qu’il s’agisse d’alouettes ou de hiboux, de workaholic ou de partisans de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, tous ont leur propre biorythme avec des phases productives différentes. À cela s’ajoute le fait que le mode de fonctionnement du cerveau n’est pas conçu pour travailler sans relâche du matin au soir et fournir des performances maximales. Le cerveau alterne des phases de concentration et de régénération.
Alterne le travail en équipe et les tâches individuelles en silence, en fonction des projets et des tâches.
Pour que tous les collaborateurs soient aussi productifs que possible et atteignent le plus rapidement possible leurs objectifs avec des résultats optimaux, il convient d’abord d’analyser la situation actuelle et d’appliquer ensuite des méthodes appropriées.
Rythme de travail : analyses et méthodes
Pour donner un nouvel élan au rythme de travail existant, vous devez analyser la situation actuelle.
- Comment commence la journée au bureau : de manière structurée ou en faisant le point sur tout ce qui est arrivé et sur quels canaux ?
- La première tâche est-elle la plus importante de la journée ou faut-il d’abord mettre de l’ordre dans le chaos des tâches ?
- Y a-t-il suffisamment de calme et d’ordre au bureau pour effectuer les tâches de manière structurée et productive ?
- Le téléphone sonne-t-il constamment ou y a-t-il d’autres facteurs de concentration et de perte de temps ?
- Dans votre bureau à domicile, vous concentrez-vous vraiment sur les tâches à accomplir ou y a-t-il trop de distractions autour ?
Si vous savez où se trouvent les mangeurs de temps, vous et votre équipe pouvez utiliser des méthodes d’autogestion pour vous concentrer davantage sur les tâches principales. Voyez quelles tâches de la journée sont plus faciles à accomplir et avec quelle méthode. Chaque collaborateur a des points forts et des phases productives différentes et devrait choisir parmi les méthodes d’autogestion celle qui lui convient le mieux.
Des méthodes de gestion du temps qui aident :
52-17 : des chercheurs du groupe Draugiem en Lettonie ont constaté que les employés étaient plus ou moins productifs, indépendamment des heures de travail et des heures passées à leur bureau. La productivité augmentait grâce à des pauses régulières et à l’utilisation optimale des phases productives : Dans ce cas, 52 minutes de travail très concentré et 17 minutes de pause.
Technique Pomodoro : une alternative à la méthode 52-17 est la méthode tomate de l’Italien Francesco Cirillos, qui consiste à travailler de manière très concentrée pendant 25 minutes, suivies d’une pause de 5 minutes.
La méthode ALPEN peut vous aider à établir votre plan journalier. Vous définissez en quelques minutes le matin – ou, au mieux, comme dernière tâche de la veille – les tâches que vous voulez accomplir ce jour-là, celles que vous traitez vous-même et celles que vous pouvez déléguer. Ainsi, vous gardez toujours une vue d’ensemble et pouvez réagir aux perturbations imprévues en prévoyant des temps tampons. L’avantage est que vous ne travaillez que sur une seule tâche à la fois. Pour les paquets de tâches, il vaut la peine de prévoir des sprints hebdomadaires afin d’atteindre ses objectifs sans être dérangé.
La méthode Getting Things-Done vous aide à rassembler toutes les tâches et à les structurer de manière ordonnée. Avec une vue d’ensemble aussi complète, vous pouvez planifier les tâches que vous effectuez immédiatement, celles que vous déléguez et celles que vous effectuez plus tard – toujours par ordre de priorité.
Quelle que soit la méthode que vous utilisez, les points suivants vous seront utiles pour obtenir un rythme de travail parfait :
Planifier des périodes individuelles :
- Petites sections au lieu du grand coup
- Se concentrer sur la tâche principale définie au préalable
- Répartition optimale du temps de travail : en fonction des performances et des tâches à accomplir
- Pleine attention et autodiscipline
- Faire des sprints au lieu d’une course d’endurance
- Ne pas se laisser distraire par l’extérieur pour une productivité maximale
- Ne pas se disperser en effectuant trop de tâches en même temps
- Au lieu de travailler à fond, prendre des pauses régulières de 5 à 17 minutes
- Être à l’écoute de son corps et de son rythme
- Sonner la fin de la journée de travail avec une routine du soir et préparer le jour suivant
Éliminer les dévoreurs de temps :
- éviter les distractions par les smartphones, les e-mails, les messages push
- Renvoyer à plus tard les collègues qui viennent spontanément au bureau
- Mettre de côté le sentiment d’être joignable en permanence
- Résoudre le sentiment de devoir toujours répondre immédiatement aux e-mails en planifiant des plages horaires pour le traitement des e-mails
Prendre soin de sa vie personnelle :
- Routine matinale : du café confortable au yoga
- Impulsions : qu’est-ce qui me motive ?
- Des en-cas sains : suffisamment d’eau, de noix et de fruits au bureau.
- Promenade ou entraînement au bureau : quel exercice me fait du bien ?
- Définir la structure de la journée la veille : Commencer la journée en étant mentalement ordonné
- Routine du soir : sonner l’heure de la fin de la journée et quitter le travail
Mission en tant que chef :
- Analyser quelles méthodes peuvent être établies à long terme
- Être prêt à briser les anciennes structures
- Accorder aux collaborateurs des espaces de liberté pour les méthodes
- Des pauses régulières ne signifient pas la paresse
- Prévoir un feedback et une mesure des résultats
Trouver le rythme de travail parfait
Si vous vous êtes fixé comme objectif de changer de rythme de travail, veillez, lors de la planification des journées et des semaines, à ce que la nouvelle structure puisse être appliquée sans problème sur une longue période, sans créer de nouvelles pressions et de nouveaux stress. Analysez pour les mois à venir quels seront les projets à réaliser pendant cette période et qui se chargera de quelles tâches.
Afin de respecter le rythme de travail de l’équipe, définissez au départ avec vos collaborateurs un plan hebdomadaire dans lequel vous pourrez consigner les objectifs et la tâche de chaque jour de la semaine.
Ainsi, vous avez tout en un coup d’œil et pouvez réfléchir à la fin de la semaine à ce qui a été atteint et à ce qui doit être amélioré.
Ainsi, vous obtenez non seulement un rythme de travail parfait pour chacun, mais vous augmentez aussi vos performances, vous atteignez les objectifs de l’entreprise de manière plus productive et en même temps plus détendue, et vous recevez de nouvelles impulsions en discutant avec vos collègues pendant la pause.
Nous vous souhaitons une journée productive et plus détendue !
