Méthode ALPEN : planifier sa journée en quelques minutes

La méthode ALPEN vous aide à planifier votre journée de travail de manière brève et efficace. Ce dont vous avez besoin pour cela ? Une feuille de papier et un stylo.

Qu’est-ce que la méthode ALPEN ?

La méthode ALPEN est une méthode de gestion du temps qui permet d’établir en 5 à 15 minutes son emploi du temps quotidien avec les tâches les plus importantes. Cette méthode est due au professeur Lothar Seiwert, économiste et expert en gestion du temps. Pour la méthode alpine, prenez un papier et un stylo, un modèle de tableau ou une liste numérique de choses à faire dans votre CRM et passez en revue les étapes suivantes pour le déroulement de la journée :

  • Noter les tâches
  • Estimer la longueur
  • Ne pas oublier les temps tampons
  • Prendre des décisions
  • Contrôle en fin de journée

Malheureusement, cette méthode n’a absolument rien à voir avec la montagne, même si une journée de travail peut ressembler à de l’alpinisme.

Comment fonctionne la méthode alpine ?

Même si vous dites « je sais tout ce que j’ai à faire », ce sont souvent les petites choses qui prennent un temps infini. À la fin de la journée, vous vous en voulez de ne pas avoir fait tout ce que vous aviez prévu pour le déroulement de la journée. Mais vous ne pouvez pas non plus dire exactement où est passé tout ce temps.

Prenez donc l’emploi du temps au sérieux et notez chaque tâche importante que vous avez prévue pour la journée : de la création d’une présentation à la réponse à toutes les demandes des utilisateurs sur le site web, en passant par une réunion d’équipe et un entretien avec les collaborateurs. Dans un premier temps, l’ordre des tâches n’a pas d’importance. La méthode GTD peut vous aider.

Une fois que vous avez noté l’objectif de la tâche, estimez une durée réaliste. Prenez en compte les difficultés éventuelles, afin de ne pas vous mettre sous pression et vous bloquer en fixant une limite de temps trop stricte. Cela aura alors l’effet inverse et tout le programme de la journée sera repoussé. Cela démotive. Vous notez une heure de fin pour chaque tâche. Essayez pour cela la méthode du timeboxing.

  • Conseil : si vous travaillez avec des collègues sur un projet, par exemple via Scrum, prévoyez plus de temps pour la concertation et le feedback. Réfléchissez au degré de réalisme nécessaire pour que tout le monde livre sa part à temps, aux boucles de correction qui s’y ajoutent et aux éventuels retards qui peuvent survenir. Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez établir et réaliser votre plan journalier de manière réaliste.
  • Faites également attention aux horaires et à l’emploi du temps de vos collègues lorsque vous devez vous concerter ou organiser des réunions.

Même si vous éliminez autant que possible les mangeurs de temps et les perturbations, il y a toujours un imprévu. Pour que cela ne vous prenne pas trop de retard, prévoyez des périodes tampons pour chaque tâche. Ainsi, vous pouvez aussi répondre brièvement à un appel spontané et très important d’un client et convenir d’un nouveau rendez-vous téléphonique ou réagir à d’autres demandes urgentes et à des perturbations imprévues. Mais attention : cela ne doit pas vous conduire à autoriser des perturbations régulières, car cela vous détournerait de la tâche en cours et vous rendrait moins productif.

Et si vous n’avez pas besoin de ce temps tampon ? Dans ce cas, réjouissez-vous d’avoir accompli la tâche avec autant de concentration et de succès, accordez-vous une pause-café ou une discussion avec vos collègues et lancez-vous avec énergie dans la tâche suivante.

Cela va également dans le sens de l’inventeur de la méthode Seiwert. Sa proposition est la suivante : ne consacrer que 60 % de son temps de travail aux tâches et 40 % comme tampon pour les imprévus ainsi que pour les activités sociales.

plannification methode alpen

L’étape de la prise de décision signifie que lorsque vous établissez votre emploi du temps, vous avez généralement plus de tâches sur la liste que vous ne pouvez en réaliser pendant la journée de travail. Classez donc les tâches par ordre de priorité (la méthode ABC ou la méthode Eisenhower sont des méthodes utiles). Voyez quelles sont les tâches urgentes et celles que vous pouvez déléguer. Certaines tâches peuvent certainement être effectuées le lendemain ou dans le courant de la semaine.

Juste avant de quitter le travail, prévoyez du temps pour faire le point. Avez-vous tout réalisé ? Où devez-vous apporter des améliorations ? Y a-t-il encore des tâches à accomplir ? Demandez-vous à quoi cela est dû et notez immédiatement cette tâche dans le planning du jour suivant. Le contrôle de suivi ne sert pas seulement à vérifier les résultats, mais aussi à vérifier si votre planification était adaptée, si vous pouvez encore l’optimiser et si vos estimations de temps étaient réalistes. Si ce n’est pas le cas : prévoyez plus de temps pour les tâches à accomplir ou des périodes tampons afin de réduire votre stress.

À qui s’adresse la méthode ALPEN ?

La méthode ALPEN s’adresse à toute personne qui aime planifier et qui a besoin d’avoir une vue d’ensemble judicieuse des tâches de la journée pour pouvoir les traiter au fur et à mesure. Pour cela, vous avez besoin d’autodiscipline, de talent d’organisation et du projet de vous concentrer davantage et de ne pas vous laisser distraire.

L’avantage est que la planification ne doit pas durer longtemps et que vous ne perdez plus de temps à la faire au cours de la journée. Et si vous établissez le soir même le programme de la prochaine journée de travail, vous aurez soudain beaucoup plus de temps le lendemain matin – et pour vous.

Méthode alpine Exemple : plan journalier/horaire pour une journée de travail

  • 9h à 9h30 Traiter les mails de la soirée et de la matinée (durée : 30 minutes, tampon : 15 minutes) Fait : oui/non
  • 9 h 45 à 10 h 00 Appel des cofondateurs en vue d’une commande à une agence de RP (durée : 10 à 15 minutes) Fait : oui/non
  • 10:00 à 10:30 Réunion d’équipe via Zoom (durée : 30 minutes, tampon : 15 minutes) Collaborateurs : tous Fait : oui/non
  • 10 h 45 à 11 h 45 Tâche : calculer le projet A (durée : 1 heure, tampon : 15 minutes) Fait : oui/non Tâche : calculer le projet B Collaborateurs : déléguer à Thomas Fait : oui/non Tâche : calculer le projet C Collaborateurs : Anna Fait : oui/non
  • 12 à 13 h Pause de midi – à l’extérieur avec Philipp
  • 13 à 13 h 30 Télco sur les calculs, y compris la décision (durée : 30 minutes, tampon : 15 minutes) Collaborateurs : Thomas, Anna et moi-même Fait : oui/non
  • 13h45 à 14h15 2e bloc Traiter les demandes par mail (durée : 15 à 30 minutes) Fait : oui/non
  • 14 h 15 à 16 h 45 Ébauche de concept pour le projet X (durée : 2,5 heures, tampon : 15 minutes) Fait : oui/non
  • 17 h à 17 h 45 Suivi des tâches et feed-back aux collègues (durée : 30 à 45 minutes) Fait : oui/non
  • 17 h 45 à 18 h Établissement du plan de la journée du lendemain.
  • Fin de la journée et routine du soir

Des conseils pour vous : Vous avez une tâche très importante et désagréable à accomplir que vous remettez à plus tard ? Combattez la procrastination avec la méthode Eat the Frog et planifiez-la comme première tâche de la journée. Une fois que vous vous êtes concentré sur cette tâche, votre esprit est libre pour tout le reste de votre emploi du temps. Cela réduit la pression et élimine les éventuels blocages que peut provoquer le report des tâches désagréables.

Vous êtes submergé par les e-mails chaque jour ? Prévoyez également un créneau fixe pour les traiter, de sorte que vous ne commenciez pas la journée par cela, mais que vous puissiez utiliser vos phases productives pour les tâches vraiment difficiles.

Lors de la planification de la journée, pensez également aux pauses pour vous. Pour savoir comment alterner les phases de travail pleinement concentrées et les pauses, consultez nos articles sur la gestion du temps, le rythme de travail 52-1 et la technique Pomodoro.

Conclusion : démarrer avec le bon plan journalier

Si vous avez une vue d’ensemble de toutes les tâches et de tous les objectifs et que votre structure journalière est écrite noir sur blanc, il vous sera plus facile de suivre votre plan quotidien étape par étape. Bien entendu, cela devient d’autant plus difficile que le nombre de personnes impliquées dans les projets est élevé et que votre propre temps est davantage déterminé par d’autres. Dans ce cas, il faut planifier les temps par tâche de manière de plus en plus généreuse.

Vous allez vous en rendre compte : Les listes de choses à faire surchargées appartiendront bientôt au passé et vous pourrez enfin profiter de cette fin de journée tant attendue. Car vous savez déjà ce que le lendemain vous réserve. Et si des imprévus surviennent, vous serez également parés grâce aux temps tampons. Nous vous souhaitons une journée bien structurée et une bonne fin de journée !