Déléguer est un processus qui suscite des questions chez les décideurs : Comment puis-je confier plus de responsabilités à mes collaborateurs et qu’est-ce que cela signifie dans la pratique ? Les cinq étapes de la délégation sont censées y répondre. Nous présentons le modèle et examinons sa pertinence.
Nous expliquons plus en détail les 5 étapes, qui doivent être considérées comme des impératifs pour les collaborateurs.
Étape 1 : mettre en œuvre
Le collaborateur reçoit des instructions précises sur ce qu’il doit faire, comment et quand. Il n’y a pas de marge de manœuvre dans l’exécution des tâches, celles-ci sont exécutées selon un horaire fixe.
Exemple : Monsieur Dupont reçoit une formation détaillée sur l’outil de newsletter. Il reçoit également tous les contenus préétablis. Sa tâche consiste à créer les contenus dans l’outil conformément aux instructions et à régler l’envoi.
Étape 2 : se mettre au travail
Le collaborateur est invité à se familiariser avec un sujet. En étroite collaboration avec son supérieur ou son chef, il fournit les premières idées pour résoudre la tâche.
Exemple : Monsieur Dupont doit rédiger la newsletter en suivant des instructions précises, mais il lui est demandé de réfléchir à l’optimisation de la newsletter et de la communiquer en échangeant avec son chef. De plus, Monsieur Müller reçoit une fois deux heures de son temps de travail pour se perfectionner sur le thème du marketing de la newsletter.
Étape 3 : Élaborer des propositions
Lors de cette phase de délégation, le collaborateur doit se plonger en détail dans le sujet et proposer plusieurs solutions. L’entrepreneur lâche donc ici encore un peu plus la bride qu’à l’étape 2, la concertation se réduit au minimum, de la transmission de la tâche à la présentation des propositions de solution, le collègue travaille en grande partie de manière autonome.
Exemple : Monsieur Dupont est briefé sur le fait que la newsletter existante doit être fondamentalement remaniée et améliorée. Le responsable ne lui indique toutefois pas comment procéder. C’est à M. Dupont de trouver plusieurs solutions. Ces pistes sont ensuite discutées avec le chef et l’essence en est mise en œuvre. La création et l’envoi de la newsletter restent entièrement du ressort de Monsieur Dupont.
Niveau 4 : décider soi-même, mais avec un retour d’information
Le collaborateur prend de manière autonome des décisions pour résoudre le problème en se basant sur ses propres connaissances. Il suit donc cette voie de manière indépendante et communique uniquement les résultats au responsable.
Exemple : à ce niveau, le collaborateur agit de manière totalement autonome du début à la fin. Le manager passe complètement à l’arrière-plan et n’exerce plus aucune influence. Une fois la tâche terminée, le collaborateur informe son supérieur du résultat.
Niveau 5 : Décider sans retour d’information
Il s’agit du niveau de délégation le plus élevé et signifie en même temps le lâcher-prise total sur une tâche. L’employé bénéficie de la confiance totale du patron, de sorte que celui-ci est convaincu que l’employé trouvera la solution idéale. Un contrôle des résultats n’est plus nécessaire, car le résultat sera réussi, le dirigeant le suppose en toute confiance.
Exemple : Monsieur Dupont crée lui-même la newsletter, il a apporté lui-même des améliorations par rapport aux anciennes versions grâce à ses connaissances techniques actualisées, tout comme pour le réglage de l’heure d’envoi optimale. Après avoir évalué les résultats, M. Dupont se consacre à d’autres tâches quotidiennes, en sachant qu’il gérera à nouveau la prochaine édition de la newsletter de manière autonome. Son chef lui a entièrement confié ce domaine, ce qui fonctionne et rend superflus les échanges réguliers à ce sujet.
Conclusion :
En théorie, le modèle en cinq étapes est attrayant pour les entrepreneurs afin de donner une structure aux processus de direction. Toutefois, la pratique montre que ce modèle ne tient pas compte de la complexité de la communication. Il ne permet pas à lui seul de relever les défis de la délégation dans les réunions virtuelles, comme la fatigue du zoom. Les 5 étapes devraient donc être considérées comme une source d’inspiration pour une collaboration plus confiante et ne devraient pas être appliquées de manière schématique.
