Les réunions virtuelles permettent de tenir des réunions indépendamment du lieu. C’est un grand avantage, mais il y a quelques règles à respecter dans la salle de réunion virtuelle.
Modérer des réunions virtuelles
Tout comme les réunions hors ligne, les réunions en ligne ont besoin d’être animées. Les conseils suivants aident à mener les réunions en ligne de manière ciblée et équitable.
Introduire une modération tournante
L’un anime et tous les autres se reposent ? Il est bien plus passionnant pour tous les participants de se passer la modération comme un bâton de relais. Vous pouvez le faire par ordre alphabétique ou de manière totalement spontanée. L’important, c’est que chacun passe son tour. Cela évite l’ennui et permet à chacun d’exercer ses compétences d’animateur.
Préserver la culture de la discussion
Les règles de base de la communication interpersonnelle s’appliquent également aux réunions virtuelles. Cela en fait partie :
- Il n’y a qu’un seul orateur à la fois.
- Celui qui a la parole n’est pas interrompu.
- Les réunions virtuelles ont besoin d’un modérateur.
Celui qui souhaite répondre à un interlocuteur peut se faire remarquer en levant la main. Les outils de visioconférence habituels proposent une vue d’équipe dans laquelle tous les participants sont affichés simultanément sous forme de tuiles. Ainsi, votre signe de la main ne passe pas inaperçu et vous pouvez donner un feedback dès que l’animateur vous appelle à le faire.
En parlant du modérateur, celui-ci a la tâche importante d’interpeller et d’impliquer les membres réticents. Chacun est invité à participer activement.
Accorder du temps à l’échange informel
Nous tenons ce conseil du multi-entrepreneur Cédric Waldburger. Dans le podcast Gründerszene, il a expliqué que ses collaborateurs bénéficiaient de 20 minutes à la fin de la réunion officielle pour discuter en privé de leurs hobbies et des bons moments qu’ils ont vécus.
C’est remarquable dans la mesure où Waldburger est connu pour être un minimaliste qui met l’accent sur l’efficacité et l’efficience. Ce qui parle d’autant plus en faveur de cet espace de liberté dans les réunions virtuelles, car les échanges privés favorisent la fidélisation des collaborateurs.
Rendre les réunions en ligne interactives
L’ennui peut rapidement s’installer lors des réunions virtuelles, car les participants ne se trouvent pas dans la même pièce et la communication est par conséquent limitée. Rendez les réunions virtuelles interactives. Le plus simple est d’appliquer la règle de base selon laquelle tous les membres de l’équipe doivent être visibles via la webcam. Ainsi, non seulement la voix, mais aussi les mimiques et les gestes se transmettent, ce qui est utile pour la communication.
Réfléchissez à la forme que vous souhaitez donner à vos réunions virtuelles. Vous pouvez, par exemple, alterner entre de courtes réunions d’information et des réunions plus longues. Il est également possible d’organiser des ateliers en ligne.
En outre, le partage d’écran est un outil utile pour rendre les conférences virtuelles interactives. Ne vous contentez pas de parler des faits, mais accompagnez votre discours de graphiques, de statistiques et d’illustrations attrayantes via votre écran. Ainsi, les propos sont beaucoup plus faciles à retenir.
Lancez des sessions de questions-réponses, qui sont également un bon moyen de se mettre dans l’ambiance. Au début de la réunion, demandez aux collaborateurs comment ils ont commencé la journée. Si la réunion a lieu un lundi, demandez-leur s’ils ont passé le week-end. Pour les questions techniques, il est également recommandé d’organiser des discussions guidées afin d’aller chercher les différents collaborateurs et de les impliquer activement.
Utilisez le Google Jamboard. Il s’agit d’un tableau blanc interactif avec un écran tactile. Les contenus notés, dessinés ou enregistrés sur le réseau sont directement disponibles dans Google Workspace. En outre, l’appareil est équipé d’une webcam, ce qui permet d’organiser rapidement et facilement des réunions virtuelles.
10 règles d’or pour les réunions en ligne
- Internet stable, webcam & microphone en état de marche : préparez-vous bien techniquement aux réunions virtuelles.
- N’attendez pas trop longtemps que les membres se connectent : Au bout de 5 minutes maximum, c’est parti.
- Lors du choix de votre outil de réunion, veillez à la stabilité de la connexion et à la protection des données.
- Changez l’animateur de l’équipe. Cela permet de varier la réunion.
- La fonction « mute » n’existe pas sans raison : utilisez-la lorsque le bruit s’installe chez vous.
- Utilisez des techniques créatives comme le brainstorming pour trouver et structurer des idées.
- Les réunions virtuelles offrent des fonctionnalités particulières comme le partage d’écran. Elles apportent de la variété à la réunion.
- Concentration totale : les distractions à l’écran sont taboues.
- Les séances de questions-réponses au début d’une réunion virtuelle, pendant ou à la fin, favorisent l’interaction.
- Même si c’est tentant : les réunions en ligne ne remplacent pas les réunions hors ligne, mais constituent une alternative de repli.
