Travailler plus efficacement : nos 10 meilleurs conseils

Les défis sont plus faciles à relever lorsque les dirigeants et les équipes travaillent plus efficacement. Ces dix domaines importants sont essentiels.

Comment travailler plus efficacement ?
Travailler plus efficacement signifie effectuer des tâches avec peu d’efforts. Pour cela, il faut être conscient des tâches qui sont pertinentes pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Une fois que l’on s’est fixé des tâches et des objectifs, il faut les aborder de manière ciblée. Pour cela, différentes méthodes et approches sont utiles.

1. Apprendre des méthodes d’autogestion

L’autogestion est l’art de structurer et d’organiser sa propre journée. Des entrepreneurs avisés ont mis au point des méthodes d’autogestion. Certaines d’entre elles existent depuis des décennies, comme le principe d’Eisenhower. D’autres, comme Getting Things Done, ont été développées au tournant du millénaire, et il existe désormais des applications Getting Things Done passionnantes.

Ce qui est déterminant pour le succès d’une méthode d’autogestion, c’est qu’elle soit adaptée à la personnalité de chacun.

Vous aimez noter toutes vos tâches afin de les garder à l’esprit et de pouvoir les accomplir dans l’ordre ? Dans ce cas, Getting Things Done est idéal. Ou bien votre problème est-il de ne pas prévoir suffisamment de pauses et de devenir ainsi improductif ? Dans ce cas, la technique Pomodoro ou le rythme de travail 52-17 sont plus appropriés.

Vous n’êtes pas sûr de la quantité d’efforts à fournir pour une tâche donnée ? Essayez alors la règle 80-20. Avec le principe de Pareto, vous pouvez atteindre 80% de résultat avec 20% d’effort.

Il est également possible de combiner plusieurs méthodes d’autogestion afin de trouver le mélange idéal. Les entrepreneurs s’organisent de manière efficace, numérique et moderne avec des applications pour un bureau numérique.

2. Améliorer la gestion du temps

Soit le manque d’envie en est effectivement la cause, soit une mauvaise gestion du temps. Mais même dans ce cas, l’observation de Hohl ne peut pas être rejetée d’un revers de main : Celui qui repousse toujours les tâches n’a généralement pas envie de les accomplir. Si elles étaient amusantes, il serait facile de travailler de manière plus efficace et plus efficiente, sans se disperser.

Heureusement, il existe des méthodes de gestion du temps qui s’attaquent à ce problème et à d’autres dans la course contre les aiguilles d’une montre – comme par exemple la méthode Eat-that-frog : la grenouille représente ici symboliquement la tâche la plus difficile, qui est accomplie en premier au début de la journée, puis vient la deuxième tâche la plus difficile, etc.

La plupart du temps, ce sont les nombreuses tâches organisationnelles qui nous accaparent. Les e-mails, par exemple, sont un très gros dévoreur de temps : les trier, les structurer et y répondre peut prendre des heures. Mais ne vous inquiétez pas : nous avons des conseils pour vous aider à arrêter le flot d’e-mails.

Continuez à utiliser des applications de gestion du temps pour enregistrer vos propres heures et celles de vos collaborateurs et découvrir ainsi un potentiel de productivité. Prévoyez expressément des pauses et ne surchargez pas votre journée de tâches. Dans le cas contraire, le temps s’écoule comme du sable entre les doigts.

En outre, un emploi du temps aide à organiser et à utiliser judicieusement les différents blocs de temps. La méthode ALPEN peut vous y aider ou vous pouvez voir si le Manager ou le Maker Schedule vous convient.

3. Appliquer les méthodes de gestion de projet

Voici une citation passionnante de l’ancien président américain John F. Kennedy.

Les cadres aussi apprennent chaque jour, s’ils en ont la volonté. Ainsi, un chef de projet ne peut être à la hauteur de sa tâche que s’il sait se gérer lui-même et gérer son temps. Il est ainsi un modèle crédible pour l’équipe qu’il dirige. La courbe d’apprentissage est particulièrement abrupte pour quelqu’un qui devient soudainement chef.

Heureusement, les méthodes de gestion de projet aident à mieux diriger, à mieux organiser et à mieux déléguer. Pour que tout le monde sache pourquoi il travaille, vous devez d’abord définir des OKR, qui permettent de décomposer les objectifs de l’entreprise en objectifs intermédiaires réalisables au quotidien. Les outils OKR, tout comme les outils de gestion de projet, vous aident dans l’ensemble du processus, de la planification et de la répartition des tâches à l’évaluation. Découvrez également les conseils d’entrepreneurs pour travailler de manière plus productive.

4. Encourager la gestion des idées

Les collaborateurs sont motivés lorsqu’ils peuvent apporter leurs propres idées et que celles-ci sont prises au sérieux. C’est précisément dans ce but que la gestion des idées existe. Autrefois, les entreprises avaient même un gestionnaire d’idées qui s’occupait de collecter les idées des employés, de les évaluer et d’en discuter avec la direction.

Aujourd’hui, les petites entreprises comme les start-ups n’engagent plus que rarement des gestionnaires d’idées, mais la gestion des idées en tant que telle est tout de même pratiquée. Ainsi, le CEO peut être le gestionnaire d’idées. L’important est de disposer d’une gestion des idées en général, afin d’encourager les nouvelles impulsions et d’en vérifier rapidement l’applicabilité pratique.

5. Optimiser les réunions

Finies les réunions sans résultat qui durent des heures dans des salles de conférence étouffantes : les entreprises du monde entier perdent beaucoup d’argent à cause de réunions inutiles ou qui traînent en longueur – et tous les participants perdent le plaisir de travailler. Il existe pourtant de nombreuses possibilités de donner plus d’élan à la réunion : que ce soit par une promenade avec un ordre du jour, comme lors d’une Walking Meeting, ou par des Standup Meetings, au cours desquels les tâches du jour sont discutées de manière brève et concise.

Les réunions doivent donc être structurées afin d’éviter les débordements et de traiter l’ordre du jour point par point. Cela permet d’éviter les réunions qui s’éternisent. Les réunions virtuelles peuvent également être optimisées grâce à quelques conseils simples.

optimiser efficacement travail

6. Cultiver le team building

Pour travailler ensemble de manière plus efficace, il faut aussi vivre des expériences communes qui dépassent le cadre du travail au bureau et de la discussion à la cafétéria. Les mesures de team building sont exactement le moyen d’y parvenir : cuisiner ensemble, suivre un cours de tambour ou explorer les environs proches en faisant du géocaching – les offres sont nombreuses. La fête de Noël classique ne doit pas manquer non plus, et que diriez-vous d’un défi guimauve ?

Des entretiens réguliers avec les collaborateurs sont également d’une importance décisive dans le cadre du team building, afin que tous les participants puissent échanger et que l’ambiance au sein de l’équipe puisse être maintenue durablement à un niveau élevé ou, si nécessaire, améliorée à temps.

7. Entraîner la force mentale

La force mentale est importante pour tous les participants. La capacité de résistance de chaque membre de l’équipe se révèle par exemple en cas de crise d’entreprise. Mais la force mentale n’est pas seulement importante dans ces cas-là, vous en avez également besoin au quotidien : lors de négociations avec des investisseurs par exemple, ou sous forme de confiance et d’optimisme lorsque le nouveau produit a du mal à pénétrer le marché ou que les plaintes des clients affluent. Nous avons demandé à des entrepreneurs comment ils encouragent la force mentale.

8. Apprendre la résilience

Un entrepreneur qui réussit est comme un rocher dans la tempête : Il résiste aux vagues, tout comme au vent et aux intempéries. Cette force de résistance a son propre terme technique : la résilience. Plus une personne est résiliente, plus elle est capable de gérer les échecs de manière saine et efficace. La tolérance à la frustration est également plus élevée lorsque les choses ne se passent pas aussi bien. La résilience est donc une partie importante de la force mentale, qui mérite une attention particulière en raison de son importance pour les entrepreneurs. Lisez donc aussi les conseils pour une meilleure résilience des entrepreneurs.

9. Travailler de manière durable

Vouloir travailler plus efficacement ne doit pas se faire au détriment de l’environnement, comme c’est malheureusement encore trop souvent le cas. Donnez le bon exemple, tant à votre équipe qu’aux autres fondateurs et entrepreneurs. Vous montrerez ainsi qu’il est possible de concilier succès et gestion durable. Pour ce faire, il suffit d’éviter les déchets plastiques inutiles : L’équipe peut ainsi se mettre d’accord pour ne plus utiliser de gobelets jetables et de capsules en plastique pour le café à partir de maintenant.

Laissez votre voiture au garage et allez au travail en train ou à vélo. Non seulement vous économiserez de l’argent et serez en meilleure santé, mais vous ferez également du bien à l’environnement. En numérisant le bureau, vous faites un pas de plus vers la durabilité. Cela permet de réduire le gaspillage de papier. Lisez également l’article sur la durabilité au bureau pour d’autres conseils, comme par exemple comment éviter les erreurs lors du passage à l’électricité verte.

Le minimalisme au bureau est également très efficace : supprimez tout ce qui est inutile et faites du bureau un lieu clair et ordonné. Le travail est ainsi plus concentré et l’environnement n’est pas inutilement pollué.

10. Se maintenir en forme au bureau

Dans les entreprises allemandes, on est beaucoup trop assis, comme l’a révélé une étude DKV 2018 : chaque citoyen allemand passe en moyenne 7,5 heures assis sur ses quatre lettres. Comme une grande partie de ce temps est souvent passé au bureau, il est important de se maintenir en forme entre l’imprimante et l’écran. Nous donnons de nombreux conseils de fitness pour y parvenir facilement avec des mini-exercices.

Travailler plus efficacement : Une tâche pour l’individu et pour l’équipe

Pour travailler plus efficacement, il faut commencer par faire le point sur soi-même : Où perd-on du temps au cours de la journée, que peut-on améliorer dans la hiérarchisation des tâches et la gestion du temps ? Et est-ce que je travaille efficacement ?

Une fois que vous y avez mis de l’ordre et de la structure, vous pouvez passer à la gestion de projet : que vous travailliez en équipe ou seul, cela n’a que peu d’importance. Mais si vous dirigez des collaborateurs, il est d’autant plus important de le faire avec clarté et méthode. Pour travailler plus efficacement, il faut aussi ne pas se contenter de regarder son propre petit monde : Les entrepreneurs inspirés se demandent comment ils peuvent préserver l’environnement et apporter leur contribution à un monde meilleur.